Besucherregistrierung

Bereiten Sie Ihren Besuchern einen tadellosen Empfang.

Die Besucherregistrierung ist ein wichtiger Bestandteil jeder Organisation. Wer befindet sich momentan im Gebäude und welche Personen werden noch erwartet? Mit dem Modul für Besucherregistrierung bietet TOPdesk die Möglichkeit, diesen Prozess einfach und übersichtlich zu gestalten.

Vorteile

  • Mit der Besucherregistrierung haben Sie sofort eine Liste der sich im Gebäude befindlichen Personen parat.
  • Die Besucherregistrierung ist mit anderen organisationsunterstützenden Aktivitäten verknüpft, wie zum Beispiel mit der Raumreservierung, dem Catering oder der Verwaltung von Dienstwagen.
  • Vom Modul Besucherregistrierung aus können Reports über die Besuchszeiten und die jeweilige Besucheranzahl erstellt werden.
  • Mitarbeiter können Besucher einfach und schnell selbst ankündigen.

Besucherregistrierung Prozess

Besucherregistrierung

Mit dem Modul Besucherregistrierung erfassen Sie schnell und unkompliziert die Besuchszeiten von Personen in Ihrer Niederlassung. Dadurch können Sie Ihren Empfang besser organisieren, weiteren
Service veranlassen sowie die Sicherheit Ihres Gebäudes und aller Mitarbeiter garantieren.

Daten übernehmen

Einfache Bedienung

TOPdesk hat viel Energie in die Entwicklung eines Moduls mit einfacher Bedienung gesteckt. In TOPdesk können Sie jederzeit Gästelisten mit einem Klick exportieren oder ausdrucken. Die Registrierung von Besuchern geht sehr schnell, da TOPdesk sich bereits bekannte Daten, wie zum Beispiel den Namen des Gastgebers, zu Nutze macht. Sie können mehrere Besucher gleichzeitig an- und abmelden sowie mit der Suchfunktion Daten schnell wiederfinden.

SelfServiceDesk

Wenn Mitarbeiter selbst eintragen, welchen Besucher sie erwarten, kann der Prozess noch effizienter gestaltet werden. Die Mitarbeiter können sie über den SelfServiceDesk, das webbasierte Zugangsportal von TOPdesk, selbst anmelden. Die erwarteten Besucher erscheinen sofort in den Besucherlisten am Empfang, sodass alle relevanten Daten zum Besucher bei dessen Eintreffen vorliegen.

Dieses Modul ist für folgende TOPdesk-Ausführungen verfügbar:
Enterprise

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Sicherheit

Durch die sorgfältige Registrierung Ihrer Besucher wissen Sie immer, welche Personen sich im Gebäude befinden, wer noch erwartet wird und wer das Gelände bereits verlassen hat. Bei Katastrophenalarm verfügen Sie dank der Besucherregistrierung schnell über eine Liste aller sich noch im Gebäude befindlichen Personen. Dies kann die Arbeit aller beteiligten Rettungsdienste erheblich erleichtern. Es lässt sich beispielsweise eine Benachrichtigungsfunktion einstellen, die dann ausgelöst wird, wenn die Höchstzahl der zulässigen Besucher erreicht ist.

Besucher registrieren

Kommunikation

Eine verbesserte Kommunikation bezüglich der Besucher kommt Ihrer Servicequalität zugute. TOPdesk bietet Ihnen die Möglichkeit, selbst E-Mails zu erstellen. Damit können Sie Informationen über Öffnungszeiten, Parkplatzvergabe oder Routenbeschreibung schnell und unkompliziert versenden. Wenn Sie diese Informationen an die Besucher und Gastgeber senden, steht einem reibungslosen Besuchsablauf nichts mehr im Wege.

Besucherliste