Langzeitplanung

Wartungsmaßnahmen mit der Möglichkeit mehrerer Szenarien langfristig planen und budgetieren

Die Verwaltung und Planung sowie das Veranschlagen der Kosten für langfristige Wartungsmaßnahmen ist ein komplexer Prozess. Wie groß muss das eingeräumte Budget dafür sein? Wann müssen Organisationsmittel ersetzt werden? Wann ist ein Neukauf günstiger als die Wartung? TOPdesk bereitet diese Informationen übersichtlich und mittels Diagrammen für Sie auf.

Über welche Funktionalitäten verfügen Sie?

  • Strukturieren Sie die Verwaltung, Planung und den Etat Ihrer langfristigen Wartungsmaßnahmen der zu bewirtschaftenden Gebäude.
  • Stellen Sie den Wartungsplan in anschaulichen grafischen Übersichten dar, die sich leicht anpassen lassen.
  • Verschaffen Sie sich Klarheit über den Lebenszyklus Ihrer Organisationsmittel und steuern Sie damit Ihre Neuanschaffungsplanung.
  • Planen und budgetieren Sie ganz bewusst, indem Sie verschiedene Szenarien miteinander vergleichen.
  • Ausführen können Sie Ihre Planung im vollständig integrierten Operationsmanagement von TOPdesk.

 

Anschauliche grafische Übersichten

Damit Sie jederzeit eine klare Übersicht über Ihre geplanten Wartungsmaßnahmen haben, wird die Wartungsplanung in grafischen Übersichten dargestellt. Sie sehen auf einen Blick, welche Aktivitäten für welches Jahr geplant sind. Außerdem steht Ihnen ein Finanzplaner zur Verfügung, in dem die Kosten der geplanten Wartungsaktivitäten berechnet werden. Die Planer lassen sich nach Ihren Vorstellungen mit einem Mausklick anpassen, die Kosten ändern sich dabei automatisch. Somit sehen Sie unmittelbar, welche finanziellen Folgen Sie infolge Ihrer Anpassung erwarten können. Auf einer detaillierten Übersicht der Langzeitplanung sind alle Aktivitäten, die für das laufende Jahr geplant sind, aufgeführt. Die einzelnen Kostenposten sowie die Gesamtkosten der Maßnahmen sind ebenfalls aufgelistet.

Wartung und Neuanschaffungsplanung

Sie wollen Ihre Liegenschaften und Organisationsmittel optimal warten und gleichzeitig sparsam mit Ihrem Budget umgehen. Doch das geht nur, indem Entscheidungen getroffen werden. Wie muss die Fassade Ihrer Gebäude eigentlich gereinigt werden? Wie oft müssen die Wände gestrichen werden? Wann ist es günstiger, die Organisationsmittel auszutauschen anstatt sie zu warten? Mit TOPdesk finden Sie Antworten auf diese Fragen.

Das Modul Langzeitplanung enthält grafische Übersichten, mit denen Sie einfach die Wartungsaktivitäten und Neuanschaffungen Ihrer Organisationsmittel einplanen können. Diese ist so flexibel wie Sie es selbst wünschen. Für eine neue Zentralheizung planen Sie beispielsweise in den ersten zehn Jahren eine Routinewartung im Abstand von zwei Jahren und nach zehn Jahren eine jährliche Wartung. Oder Sie legen fest, dass alle vier Jahre die PCs ersetzt werden müssen. Mit der Langzeitplanung wissen Sie jederzeit über die erwarteten Investitionen Bescheid. Anhand dieser Grundlage können Sie selbst den Lebenszyklus von Organisationsmitteln steuern und einen realistischen Kostenplan erstellen.

Dieses Modul ist für folgende TOPdesk-Ausführungen verfügbar:
Enterprise

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Legen Sie mehrere Varianten Ihrer Planung in verschiedenen Szenarien fest

Die (finanziellen) Folgen einer langfristigen Wartungsplanung werden erst dann im vollen Umfang ersichtlich, wenn mehrere Alternativen verglichen werden können. Aus diesem Grund bietet TOPdesk Ihnen die Möglichkeit, mehrere Szenarien für die Wartungsplanung zu erstellen. Für jedes Szenario legen Sie fest, welche Maßnahmen in welchen Abständen ausgeführt werden sollen und wie hoch die Kosten sein werden. In dem Moment, in dem Sie ein deutliches Bild Ihrer alternativen Planungen haben, wählen Sie die aus, die Ihnen optimal erscheint.

Mit dem Operationsmanagement Planungen ausführen

Die Planung, die Sie mit der Langzeitplanung erstellen, führen Sie mit dem Operationsmanagement aus. Aus einer Aktivitätenkarte in der Langzeitplanung erstellen Sie direkt eine Aktivität für das Operationsmanagement. Dabei werden Projektdaten automatisch auf der neuen Karte übernommen. Ihre operativen Aktivitäten planen Sie ebenso effizient wie Sie sie ausführen und überprüfen. Mithilfe einer To-do-Liste verfügen Sie immer über eine genaue Übersicht der geplanten Wartungsaktivitäten.

Verknüpfung mit anderen Modulen

Damit Sie Ihre langfristigen Wartungsmaßnahmen effizient und genau planen können, ist die Langzeitplanung nahtlos mit anderen TOPdesk-Modulen verknüpft.

Dadurch, dass dieses Modul mit dem Configurationmanagement ineinandergreift, wissen Sie genau, welche Organisationsmittel gewartet werden müssen - vom Fuhrpark und dem Inventar über Hardware bis hin zu Netzwerkgeräten. Informationen über die Dienstleister, Kostenstellen und das Kaufdatum erleichtern das Aufstellen einer gerichteten Wartungsplanung.

Die Langzeitplanung ist perfekt auf das Modul Gebäudemanagement abgestimmt. Mit diesem Modul werden alle Informationen zu den verschiedenen Niederlassungen und den entsprechenden Räumen verwaltet, wie zum Beispiel die vorhandenen Fußboden- und Wandbeläge, die Fensteranzahl und die verwendeten Baumaterialien im Gebäude. Mit diesen detaillierten Informationen wird Ihre Planung inklusive der Kostenaufstellung präzise und realistisch.