Enterprise

Detaillierte Registrierung

Detaillierte Registrierung geschäftsrelevanter Daten von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und Geschäftspartnern

• Detaillierte Registrierung der Filialen Ihrer Kunden
• Personalstammdaten verwalten
• Raum für zusätzliche personengebundene Informationen und Abbildungen bei Stammdatenobjekten
• Lieferanten- und Kontaktpersonendaten speichern
• Lieferantenbewertungen speichern

Schnell und clever suchen

Bei großen Datenmengen ist eine gerichtete Suche wichtig. TOPdesk ist mit intelligenten Suchfunktionen ausgestattet, die dies ermöglichen.

• Schnelles und zielsicheres Suchsystem dank Indexierung
• Automatische Vervollständigung des Suchbegriffs
• Suchvorschläge anhand Ihrer Datenbankeinträge
• Fuzzy-Suche: Resultate, die dem Suchbegriff nicht exakt entsprechen, können dennoch nach Relevanz sortiert angezeigt werden
• Die Genauigkeit der Fuzzy-Suche bestimmen Sie selbst
• Automatische Begriffsvorschläge bei Suchbegriffen mit Tippfehlern: "Meinten Sie...?"
• Erweiterte Suche mit einer Vielzahl an Parametern

Sprachunterstützung

Die Interfacesprache ist einstellbar. TOPdesk wird in sieben Sprachen unterstützt:

• Deutsch
• Englisch
• Französisch
• Spanisch
• Italienisch
• Portugiesisch
• Niederländisch

Außerdem berücksichtigt TOPdesk Zeitzonen.

Auswahlen

TOPdesk verfügt über ein umfangreiches Auswahlsystem.

Sehr anpassungsfähig

Auch als Standardsoftware kann TOPdesk nach eigenen Vorstellungen eingerichtet werden. Sie bestimmen selbst, was Sie auf Ihrem Monitor sehen möchten! So haben Sie immer die Informationen vor sich, die für Sie wichtig sind.

• Übersichtsseite pro Modul und Benutzer anpassbar
• Registerkarten zur übersichtlichen Informationsdarstellung
• Frei definierbare zusätzliche Registerkarten
• Auf jeder Karte zusätzliche Felder selbst definieren
• Anpassbare Feldnamen
• Anpassbare Übersichten, in der alle Felder einer Karte angezeigt werden können
• Automatische Nummerierung für Folgenummern und IDs definieren
• Filtersystem für die Datentrennung auf Basis von Benutzerangaben, der Kategorisierung und Kundendaten
• Anpassbare Pflichtfelder
• Frei zu definierende Suchlisten
• Dokumentation verknüpfen
• Frei definierbare To-do-Listen pro Benutzer

Rechte- und Rollenmanagement

Mit verschiedenen Rechten und Rollen legen Sie bis ins Detail fest, wer Zugang zu welchen Bereichen in TOPdesk hat. So können Sie alle Daten sicher und vertraulich verwalten.

• Unterschiedliche Rechte für das Lesen, Schreiben, Erstellen, Entfernen und Archivieren von Meldungen sowie für das Erstellen von Auswahlen
• Detailliertes Rechtemanagement mit mehr als einhundert möglichen Optionen
• Rechte auch an Personen oder Abteilungen vergeben
• Standardrollen zuweisen
• Unterscheidung zwischen TOPdesk-Benutzern, Managern und Bearbeitern

Know-how-Datenbank

Stellen Sie wissenswerte Informationen, Anleitungen sowie Antworten auf häufig gestellte Fragen organisationsweit für jeden Benutzer zur Verfügung.

• Mehrsprachig
• Top10 der meistgesuchten Know-how-Einträge
• Nachrichten erstellen und anzeigen lassen
• Know-how-Eintrag automatisch auf der Nachrichtenseite anzeigen lassen
• Data Dictionary mit Erklärung der gesamten Datenbankstruktu

Reports und KPIs

Mit den intelligenten TOPdesk-Funktionalitäten erstellen Sie in wenigen Schritten jeden gewünschten Report und KPI.

• Unbegrenzte Anzahl frei definierbarer Reports und KPIs
• Reports in vier einfachen Schritten erstellen
• KPIs in vier einfachen Schritten erstellen
• Dynamische Reports: Klicken Sie sich bis zu den Detailangaben durch, um auch Teilergebnisse näher betrachten zu können
• Reports mit verschiedenen grafischen Darstellungsoptionen
• Vorgeschichte auf den wichtigsten Feldern
• Kosten und Zeitregistrierung

• Microsoft® Excel
• Adobe® PDF
• HTML

E-Mails versenden

• Automatisches Versenden von E-Mails
• Selbst festlegen, welche E-Mails zu welchem Zeitpunkt an wen gesendet werden
• Den Inhalt können Sie vollständig nach eigenen Wünschen anpassen
• Alle Felder einer TOPdesk-Karte (beispielsweise Anmelder, Termin, Bearbeiter) können in eine E-Mail integriert werden

E-Mails importieren

TOPdesk bietet viele Möglichkeiten des Datenimports

• Automatischer E-Mail-Import inklusive der Anhänge
• Regelmäßiges Auslesen einer unbegrenzten Anzahl von Posteingängen mit dem dazugehörigen Bearbeitungsworkflow

Verknüpfungen und Export

TOPdesk ist bequem mit anderen Systemen zu integrieren:

• Kennwortverifizierung mittels LDAP (AD, NDS) und Windows Domain Controller über Windows NT LAN Manager (NTLM)
• Datenexport
• Import von Personalstammdaten aus dem Active Directory, NDS, Beaufort usw.
• Import von Telefonie, Inventar und Geräten

Meldungsmanagement

Das Meldungsmanagement gehört zusammen mit dem Inventarmanagment zum Basisumfang von TOPdesk. Das Meldungsmanagement erleichtert das Registrieren, Planen, Zuweisen und Überwachen von Meldungen.

Meldungen schnell registrieren

• Registrierung von Beschwerden, Wünschen, Informationsanfragen, Störungen, Incidents, Fragen, Servicerequests usw.
• Telefonnotizen auf der Anmelderkarte speichern
• Automatische Ergänzung: Bei den ersten Buchstaben des Nachnamens wird der Name vervollständigt und Personenangaben wie Abteilung, Telefonnummer und E-Mail abgerufen
• Pop-up-Kalender für das schnelle Auswählen eines Termins
• Auswirkung, Dringlichkeit und Priorität festlegen oder automatisch zuweisen
• Automatische Kategorisierung von Meldungen mit Schlüsselwörtern
• Meldungen mit einem Raum verknüpfen
• Verknüpfung mit den damit verbundenen Problemen, Personen, Objekten, Aktivitäten usw.

Meldungen zielgerichtet bearbeiten

• Unterstützung von Front- und Backoffice
• Unterscheidung zwischen 1st-Level- und 2nd-Level-Meldungen
• Meldungen an externe Parteien wie Lieferanten, Experten oder Instandhaltungsbetriebe weiterleiten
• Meldungen an Bearbeitergruppen zuweisen
• Aufsplitten von Meldungen in Teilaktivitäten
• Persönlicher oder gruppengebundener Arbeitsablauf
• Ausdruckbare Arbeitsaufträge
• Festlegen von "Major Incidents"
• Zurückstellfunktion, mit der die Laufzeit vorübergehehnd angehalten wird
• Kostendeklarationen festlegen
• Automatische E-Mail-Benachrichtigung über den Meldungsstatus (SMTP und MAPI)
• Vorgeschichte der Meldungen anzeigen
• Meldungsübersicht pro Kunde, z. B. über Monatskarten für den öffentlichen Nahverkehr

Umfangreiche Verknüpfungsmöglichkeiten

Inventarmanagement kann mit diversen anderen Modulen und Funktionalitäten integriert werden,  z. B.:

• Meldungsverknüpfung mit externen Meldungen (Satellitmodul)

• Verknüpfen von Meldungen mit Problemen, Changes und operativen Aufgaben
• Verknüpfen von Meldungen mit Verträgen und SLAs
• Verknüpfung mit Telefonzentrale über das CTI-Modul
• Verknüpfung möglich mit Monitoringsoftware für das automatische Generieren von Meldungen aus anderen Systemen (u. a. Nagios, Gensys, HP Openview, Altires, LANdesk, Multifunctionals)

Standardlösungen

Für gleichartige Meldungen gibt es manchmal die gleiche Lösung. Mit Standardlösungen bearbeiten Sie wiederkehrende Fragen und Probleme innerhalb nur weniger Sekunden.

• Standardlösungen für häufig auftretende Meldungen
• Automatische Erkennung von Standardlösungen auf Basis der eingetragenen Kategorisierung/Stichwörter einer Meldung
• Automatisches Ausfüllen von Daten wie der Priorität, Standardbearbeiter, Zeitaufwand, Kosten usw.

Inventarmanagement

Zusammen mit dem Meldungsmanagement gehört das Inventarmanagement zum Basisumfang von TOPdesk. Dieses Modul hilft Ihnen beim Registrieren und Verwalten all Ihrer Organisationsmittel - von Schlüsseln über Fuhrparks bis hin zu Schreibtischen und Hardware.

Registrierung all Ihrer Organisationsmittel

Die Grundlage eines zuverlässigen Meldungsmanagements ist eine gewissenhafte Registrierung Ihrer Organisationsmittel. In TOPdesk speichern Sie wichtige Informationen folgender Gruppen:

• Organisationsmittel
• Hardware
• Software und Lizenzen
• Fuhrparkverwaltung
• Telefonie
• Netzwerkkomponenten
• Schlüsselverwaltung, Zugangsausweise
• Installationsgenehmigung
• Schließfächer
• Dokumentation
• Inventar
• Frei definierbare Organisationsmittel

Relevante Informationen festlegen

Mit dem Inventarmanagement registrieren Sie alle relevanten Informationen Ihrer Organisationsmittel

• Relevante Informationen zur Wartung Ihrer Organisationsmittel registrieren, wie z.B. die zuständigen Lieferanten, Verträge und Garantievereinbarungen
• Alle relevanten finanziellen Angaben für das Vertragsmanagement und die Vermögensverwaltung registrieren
• Detailliertes Lizenzmanagement für Ihre Software
• Festlegen und Einplanen (periodischer) Wartungsmaßnahmen
• Wartungsvorgeschichte aller Organisationsmittel
• Vorgeschichte der Betriebsmittel
• Beziehungen zwischen den verschiedenen Organisationsmitteln für die Auswirkungs- und Abhängigkeitsanalyse festlegen
• Organisationsmittel mit Personen, -gruppen, Räumen, Niederlassungen, Konfigurationen oder Vorräten verknüpfen

Verknüpfungen

Organisationsmittel können verknüpft werden mit:

• Personen
• Personengruppen
• Räumen
• Niederlassungen
• Konfigurationen
• Vorrat

Systemadministration

• Automatische Inventarisierung Ihrer Hard- und Software über das Netzwerk dank des mitgelieferten Scanprogramms TOPsis
• Fernzugriff auf PCs mithilfe von z.B. VNC

Integrationsmöglichkeiten

Das Modul kann unter anderem integriert werden mit:

• CAD
• GIS

SelfServiceDesk

Der SelfServiceDesk ist ein online-Informationsportal, über den Kunden und Endanwender selbständig Meldungen einreichen und deren Bearbeitungsstatus verfolgen. Der SelfServiceDesk ist mit allen relevanten TOPdesk-Modulen integriert.

Kommunikaton und Integration

• Selfserviceportal für Endanwender
• Integriert mit dem TOPdesk-Bearbeiterbereich
• Interface und Navigationsstruktur benutzerfreundlich
• Anpassbar an das Corporate Design Ihrer Organisation
• Einfache Integration in bestehende Intra-/ Internetumgebung
• Übersicht über den Status aller persönlichen Meldungen
• Reports für jeden Prozess zur Verfügung stellen
• Verknüpfung mit häufig aufgerufenen TOPdesk-Bereichen und Webseiten
• Verknüpfung mit dem Modul "Ereignisse & Aktionen" für das Versenden automatischer E-Mails bei Eingang einer Meldung, einer Statusänderung und dem Schließen

Know-how-Datenbank

• Know-how-Datenbank aufrufen
• Einsicht in Prozeduren
• Beschreibung häufig verwendeter Applikationen
• Telefonbuch mit Fotos der Kollegen zur Verfügung stellen
• Nachrichten veröffentlichen
• Feedback geben: Know-how-Einträge kommentieren
• Top10 der am häufigsten aufgerufenen Know-how-Einträge

Meldungen registrieren

• Meldungen selbst erstellen
• Anhand der Benutzerdaten werden Anmelderdaten sofort eingetragen
• Meldungen werden über die Kategorisierung automatisch dem richtigen Bearbeiter (oder einer Bearbeitergruppe) zugewiesen
• Entsprechende Organisationsmittel über die Verknüpfung mit dem Inventarmanagement auswählen
• Dokumente und Anlagen versenden
• Einblick in den Meldungsstatus
• Übersicht eigener Meldung und die der Gruppen, Abteilungen und Niederlassungen

Reservierungsmanagement

• Reservierungen von Konferenzräumen mit zusätzlicher Ausstattung
• Kalender in Echtzeit verfügbar, inklusive aller reservierbaren Organisationsmittel
• Planer immer aktuell: Einsicht in alle Reservierungen und die Verfügbarkeit der reservierbaren Objekte/ Räume
• Planer kann gefiltert werden auf Beschreibung, Objektart oder Niederlassung
• Unterscheidung zwischen Reservierungsanfragen und geplanten Reservierungen (einstellbar)
• Zusätzliche Leistungen wie Catering reservierbar, auch unabhängig von einem Raum

• Katalog aller reservierbaren Räume, Organisationsmittel und Leistungen (Produkt- und Leistungskatalog)
• Anfragenübersicht über eingeplante, laufende, abgeschlossene, abgewiesene und stornierte Reservierungen; aufgeschlüsselt nach Person, Abteilung oder Niederlassung

Bestellungen aufgeben

• Endanwender können Bestellanfragen einreichen
• Erweiterter Katalog mit Produktinformationen, Preis, Foto und der vorrätigen Stückzahl (Produkt- und Dienstleistungskatalog)

Besucher anmelden

• Besuch anmelden
• Besuch stornieren
• Übersicht anwesender und erwarteter Besucher

Changes vorschlagen

• Requests for Change einreichen, inklusive der gewünschten Planung, der Beweggründe und zusätzlichen Bemerkungen.
• Übersicht über geplante, abgeschlossene und archivierte RfCs, aufgeschlüsselt nach Person, Abteilung oder Niederlassung

Problemmanagement

Ursache wiederkehrender Probleme finden

• Strukturelle Probleme beschreiben, die zu wiederholt auftretenden Störungen -und damit Meldungen - führen
• Analyse der zugrunde liegenden Problematik durchführen und die zu unternehmenden Schritte beschreiben
• Damit verbundene Meldungen registrieren
• Damit verbundene Organisationsmittel registrieren
• Mithilfe des Problemassistenten in nur wenigen Schritten Probleme definieren

Lösungen finden

• Probleme in Teilaktivitäten unterteilen
• Kostenvoranschlag erstellen und geschätzten Zeitaufwand festlegen

• Budgetüberschreitungen kontrollieren
• Direkte Verknüpfung mit den Modulen "Meldungs-", "Inventar-" und "Changemanagement"
• Automatische Benachrichtigungen und Bestätigungen

Bekannte Fehler und

Standardlösungen

• Problemursache (Bekannter Fehler) beschreiben und für die weitere Nutzung zur Verfügung stellen
• Standardlösungen für bleibende Probleme
• Lösungen als Workaround über die Know-how-Datenbank zur Verfügung stellen
• Workaround im SelfServiceDesk veröffentlichen
• Standardlösungen sofort in damit zusammenhängende Meldungen kopieren

• Bekannte Probleme direkt beheben, indem sie an das Changemanagement über Requests for Change (RfCs) weitergeleitet werden

Verknüpfungen

Probleme können verknüpft werden mit:

• Meldungsmanagement: wiederkehrende Meldungen zu einem Problem gruppieren und eine strukturelle Lösung dafür finden
• Know-how-Einträge
• Changes: Probleme sofort lösen durch Änderungen in Ihrer Organisation
• Meldungsmanagement: Anzahl aller Meldungen pro Organisationsmittel im Blick
• Standardlösungen: Lösungen für Probleme beschreiben und zur Verfügung stellen

Changemanagement

Beim Verwenden des Changemanagements können Sie wiederkehrende Abläufe, wie z. B. das Eintreten eines neuen Mitarbeiters oder das Umziehen eines Arbeitsplatzes schneller und effizienter organisieren.

Integration

Nahtloser Anschluss an das Meldungs- und Problemmanagement

Changes planen und ausführen

• Change-Prozess wird in Phasen unterteilt, in denen jeweils Aktivitäten ausgeführt werden
• Abhängigkeiten einstellen: Aktivität B kann erst dann beginnen, wenn Aktivität A beendet wurde
• Aktivitäten verschiedenen Bearbeitern (Bearbeitergruppen) zuweisen, auch abteilungsübergreifend
• Kosten und Zeitaufwand planen
• Grafische Wiedergabe der Aktivitäten und Phasen
• Organisation von Meetings mit Kalenderfunktion und dem Einladen von Teilnehmern
• Unterscheidung zwischen Changevorschlag, Request for Change (RfC), geplanten Change und abgewiesenen Change

• Unterscheidung zwischen Managern und Bearbeitern dank eines umfassenden Rechtemanagements
• Changekalender
• Explorer Changemanagement

Changevorlage

• Häufig vorkommende Changes (z.B. neuer Mitarbeiter, Umzug des Arbeitsplatzes) in Vorlagen festhalten
• Aktivitäten verschiedenen Bearbeitern (Bearbeitergruppen) zuweisen, auch abteilungsübergreifend
• Aktivitäten erscheinen automatisch in der To-do-Liste des entsprechenden Bearbeiters
• Vorlagenassistent um in wenigen Schritten eine Changevorlage zu erstellen
• Vorlagen direkt vom Problemmanagement aus verfügbar
• Zeitaufwand und Kosten festlegen

Statusfortschritt überwachen

• Erweitertes und interaktives Gantt-Diagramm einer oder aller Changes
• Planung im Gantt-Diagramm anpassen

• Status der Aktivitäten aktualisieren: "in Vorbereitung", "in Ausführung" oder "Evaluierung"
• Automatische Kontrolle möglicher Kostenüberschreitungen

Buildmanagement

• Verwaltung der verschiedenen Buildversionen
• Geplantes Enddatum eines Changes mit der Version verknüpfen

Verknüpfungen

• Meldungsmanagement: zu einem Problemen gehörende Meldungen verknüpfen
• Inventarmanagement: entsprechende Personen, Niederlassungen und Objekte verknüpfen
• Inventarmanagement und Buildmanagement integriert
• Dokumente verknüpfen

Projektmanagement

Das Projektmanagement unterstützt Sie dabei, Projekte gut zu steuern und effizient auszuführen

Projekte planen und steuern

• Komplexe Projekte in verschiedene Phasen und Aktivitäten unterteilen
• Pro Phase oder Aktivität die Planung und Laufzeit registrieren sowie den Verantwortlichen und die Ausführenden festlegen
• Aktivitäten werden automatisch in der To-do-Liste des Bearbeiters angezeigt
• Automatische Erinnerungsfunktion für die Bearbeiter, bevor sie mit ihrer Aktivität beginnen
• Abhängigkeiten angeben: Mit Aktivität B kann erst begonnen werden, wenn Aktivität A abgeschlossen ist
• Planung und geschätzte Kosten registrieren
• Einsicht in tatsächlichen Zeitaufwand und aufgewendete Kosten, wobei die jeweilige Differenz automatisch berechnet wird

• Budgetüberschreitungen kontrollieren
• Übersicht über laufende Projekte
• Baumstruktur mit unbegrenzter Anzahl an Phasen und Aktivitäten
• Dokumente und Meetings mit Projekten verknüpfen

Gantt-Diagramm

• Gantt-Diagramm aller laufenden und geplanten Projekte oder eines Teils davon
• Für jedes Projekt eine Übersicht der verschiedenen Phasen und Aktivitäten
• Alle Aktivitäten auf einen Blick: inklusive der Planung und gegenseitigen Abhängigkeiten
• Gantt-Diagramm kann in einer Grob- oder Detailansicht aufgerufen werden
• Wiedergabe des Gantt-Diagramms je Benutzer anpassbar

• Aktivitätenplanung direkt im Gantt-Diagrammm anpassen
• Skalierbar

Umfassende Reports

Mit dem Reportassistenten, der zum Basisumfang von TOPdesk gehört, können Sie so gut wie jeden gewünschten Report erstellen. Beispiele:

• Alle Aktivitäten, die teurer wurden als geplant
• Alle Aktivitäten, die verspätet sind
• Alle Projektaktivitäten eines Bearbeiters oder einer Bearbeitergruppe innerhalb eines Jahres
• Alle laufenden Aktivitäten und deren Verantwortliche

Vertragsmanagement und Service Level Management

Im Modul "Vertragsmanagement und Service Level Management" registrieren Sie Verträge mit externen Parteien, Lieferanten und internen Kunden.

Detaillierte Registrierung von Verträgen und SLAs

• Registierung von Verträgen und Lieferanten
• Verwaltung aller wichtigen Kontaktdaten
• Service Level Agreements (SLAs) vereinbaren
• Leistungen im Rahmen eines Vertrages überwachen
• Underpinning Contracts (UCs) vereinbaren
• Operational Level Agreements (OLAs) vereinbaren
• Vertragsevaluierungen und Audits vereinbaren
• Finanzielle Angaben festlegen
• Verträge im PDF-Format als Anlage hochladen
• Produkt- und Leistungskatalog erstellen

Verträge und SLAs überwachen

• SLAs überwachen
• Automatische Benachrichtigung bei bevorstehnenden Vertragsfristen, Verstößen gegen SLAs usw.
• Rechtzeitige Benachrichtigung für Vertragskündigungen
• Priorität einer Meldung ergibt sich aus den Vereinbarungen im SLA
• Die Härte der SLAs festlegen

Service-Windows

• Verschiedene Service-Windows mit Öffnungszeiten und Feiertagen des Servicedesks einstellbar
• Mehrere Service-Windows einstellbar, je nach Niederlassung, Kunde oder Geschäftspartner

Verknüpfungen

Integration mit allen relevanten Modulen, wie beispielsweise:

• Incidentmanagement: Meldungen verknüpfen, die unter einen SLA fallen
• Inventarmanagement: Objekte verknüpfen, auf die sich ein SLA bezieht
• Lieferanten: schließen Sie Verträge (unterpinning contracts) mit Lieferanten
• Kundendaten: Angabe, auf welche Kunden sich ein abgeschlossener SLA bezieht

Reports und KPIs

Detaillierte Reports zur Steuerung des Einkaufs

Operationsmanagement

Dieses Modul unterstützt Sie dabei, sich eine Übersicht über alle operativen Aktivitäten in Ihrer Organisation zu verschaffen. Dazu gehören zum Beispiel unterstützende Tätigkeiten wie präventive Instandhaltung und die die Kontrolle des Backups.

Operative Aktivitäten

• Registrierung periodischer und einmaliger Handlungen und das Zuweisen von Bearbeitern
• Registrierung der entsprechenden Organisationsmittel durch eine Verknüpfung mit dem Inventarmanagement
• Präventive Instandhaltung der Organisationsmittel durch eine Verknüpfung mit dem Meldungsmanagement
• Registrierung finanzieller Angaben, wie z.B. den Kostenvoranschlag und die tatsächlich angefallenen Kosten
• Automatische Berechnung der Differenz zwischen geplanten und tatsächlichen Kosten und Zeitaufwand
• Präventive Instandhaltung der Organisationsmittel durch eine Verknüpfung mit dem Meldungsmanagement

Übersichtlicher Planer

• Aktivitätenübersicht für jeden Tag
• Einfaches Navigieren von der Wochentagansicht zur Wochenansicht, Monats- oder Jahresansicht
• Vom Planer aus eine Aktivität direkt öffnen
• Direkt im Planer neue Aktivitäten erstellen

Einfaches Ausführen

• To-do-Liste pro Bearbeiter
• To-do-Liste verfügbar für heute, morgen und diese Woche
• Arbeitsaufträge einfach ausdrucken und verteilen
• Abweichungen leicht zu vermerken

Verknüpfungen

Das Modul "Operationsmanagement" ist mit allen relevanten Modulen verknüpft:

• Meldungsmanagement: Aus einer Meldung heraus sofort eine operationale Aktivität erstellen
• Inventarmanagement: die zu wartenden Mittel mit einer Aktivität verknüpfen
• Gebäudemanagement: die jeweiligen Räume und Niederlassungen in einer Aktivität angeben
• Langzeitplanung: aus der Langzeitplanung heraus sofort eine operative Aktivität erstellen

Besucherregistrierung

Mit dem Modul "Besucherregistrierung" wissen Sie, welche Besucher sich im Gebäude befinden und wer noch erwartet wird.

Registrierung

• Registrierung von Besuchern und Parkplätzen
• Durch Personaldatenverknüpfung: Einfache Registrierung des Mitarbeiters, der den Besuch empfängt
• Erwartete Besucher
• Verknüpfung mit dem zuständigen Mitarbeiter
• Registrierung Besucherausweis

Besucherübersicht

• Anwesenheitslisten für Notfälle
• Besucherstatistiken
• Jederzeit Überblick über die anwesenden Besucher, damit die zulässige Besucheranzahl nicht überschritten wird

Besuch an- und abmelden

• Mehrere Besucher für denselben Termin anmelden
• Einen Besucher für mehrere Kontaktpersonen in Ihrer Organisation anmelden
• Besucher über Kontrollkästchen schnell an- und abmelden
• Sicherheit der privaten Daten ist garantiert und entspricht den gesetzlichen Datenschutz-bestimmungen

Verknüpfungen

Die Besucherregistrierung ist verknüpft mit:

• Personendaten

SelfServiceDesk

• Benutzer melden Besucher mit Angabe des Besuchszeitpunktes über den SelfServiceDesk an
• Parkplatz reservieren
• Übersicht über anwesende und erwartete Besucher im SelfServiceDesk

Reservierungsmanagement

Mit dem Modul "Reservierungsmanagement" haben Sie Einsicht in den Belegungsplan, die Kosten, Vereinbarungen und verantwortliche Personen der zu reservierenden Organisationsmittel und Räume.

Räume und Objekte reservieren

• Reservierungen von Konferenzräumen und den dazugehörigen audiovisuellen technischen Geräten
• Informationen über Laufzeit und Vereinbarungen
• Finanzdaten für alle Organisationsmittel, Räume oder Vereinbarungen
• Reservierung direkt von Raum- oder Objektkarte aus
• Parkplatzreservierung
• Ausleihe von Firmenwagen
• Verwaltung von Objektvermietung und -ausleihe
• Periodische Reservierungen
• Gesperrte Zeiträume vor/nach einer Reservierung einstellen

Leistungen reservieren

• Dienste wie Catering, Reinigung, Raumbestuhlung gesondert reservierbar
• Standardkosten pro Leistung und Objekt festlegbar
• Gesperrter Zeitraum vor/nach einer Reservierung
• Verfügbarkeit pro Raum einstellbar

Reservierungen vorbereiten

• Arbeitsaufträge sofort ausdrucken
• Tagesübersicht aller Aufträge pro Bearbeiter

Erweiterter Kalender

• Grafische Übersicht aller verfügbaren Räume und Objekte
• Immer übersichtlich durch Filtermöglichkeiten nach Art, Objekt oder Niederlassung
• Zeitfenster auswählen: sofort neue Reservierung einplanen
• Den Zeitpunkt der Reservierungen im Planer anpassen, indem der Eintrag an eine neue Stelle gezogen wird
• Angabenänderung von Räumen oder Organisationsmittel durch einfaches Ziehen der Einträge in andere Räume oder Organisationsmittel
• Arbeitstages-, Tages-, Arbeitswochen-, Wochen- oder Monatsansicht des Planers verfügbar
• Planer mit einem Klick ausdruckbar

Übersicht der Verfügbarkeit

• Übersicht über die Verfügbarkeit von Organisationsmitteln und Räumen
• Doppelbuchungen von Organisationsmitteln oder Räumen werden durch den automatischen Abgleich auf Verfügbarkeit verhindert
• Gesonderte Übersichten für alle Organisationsmittel und Räume
• Mietvereinbarung für jede Reservierung
• Übersicht über alle Objekte, die noch ausgegeben werden müssen und bei denen die Rückgabe noch aussteht

SelfServiceDesk

• Anmelder reservieren selbständig Räume über den SelfServiceDesk
• Reservierungen selbst stornieren
• Unterscheidung zwischen Reservierungsanfrage und eingeplanter Reservierung
• Für jeden Raum und jedes Objekt kann gesondert angegeben werden, ob es im SelfServiceDesk verfügbar ist
• Mit einem Blick die Verfügbarkeit im Planer prüfen
• Änderungs- und Stornierungsfristen von Reservierungen frei definierbar
• Reports profilgebunden zur Verfügung stellen

Verknüpfungen

• Verknüpfungen mit dem Gebäude- und Inventarmanagement
• Verknüpfung mit dem TOPdesk-Ereignismanager für automatische Benachrichtigungen und Bestätigungen
• Verknüpfung mit ausführenden Parteien wie dem Cateringservice, dem Boten und dem technischen Dienst

Vorrat und Bestellungen

Mit diesem Modul verwalten Sie den Vorrat und die Bestellungen innerhalb Ihrer Organisation. Sie strukturieren den Vorrat und erhalten eine Übersicht, wer die Bestellung aufgibt und wohin die bestellten Artikel geliefert werden müssen.

Den Vorrat immer im Blick

• Prozess von Vorrat, Anfrage, Bestellung und Auslieferung in einem einzigen integrierten Modul
• Mehrere Lager
• Sicherheitsvorrat pro Artikel festlegen
• Automatischer Warnhinweis bei Unterschreitung des Sicherheitsvorrats
• Verantwortliche Person und Kostenposten pro Artikel und Lager bestimmen
• Unterscheidung zwischen Massengütern (z. B. Verbrauchs-material) und Einzelartikeln, die gesondert in die integrierte Configuration Management Database (CMDB) aufgenommen werden
• Für jeden Artikel ist gesondert registrierbar, wer der jeweilige Lieferant ist und auf welchem Wege der Artikel bestellt wird

Artikelmanagement

• Gesonderte Artikeldatenbank
• Mehrere Artikel mit einer einzigen Anfrage verknüpfen, selbst wenn diese bei unterschiedlichen Lieferanten bestellt werden müssen
• Für jeden Artikel geben Sie gesondert an, ob er über den SelfServiceDesk zur Verfügung gestellt werden soll

Bestellungen leicht aufgeben

• Bestellungen und Bestellanfragen in den Workflow integriert
• To-do-Liste von Bestellanfragen und Bestellungen pro Bearbeiter /(Bearbeitergruppe)
• Unterscheidung zwischen Bestellungen in Vorbereitung, laufenden Bestellungen und abgeschlossenen Bestellungen
• Unterscheidung zwischen Bestellanfragen und unmittelbaren Bestellungen
• Produkt- und Dienstleistungskatalog inklusive Abbildungen, Preis und vorrätiger Stückzahl

SelfServiceDesk

• Anmelder können selbst Bestellanfragen einreichen
• Anmelder können den Bestellstatus einsehen, inklusive des erwarteten Lieferdatums
• Produkt- und Dienstleistungskatalog zur Verfügung stellen, inklusive Abbildungen, Preis und vorrätiger Stückzahl
• Einfach mehrere Artikel mit dem Warenkorb-System bestellen

Verknüpfungen

Vorrat und Bestellmanagement ist mit folgenden Modulen integriert:

• Inventarmanagement: Organisationsmittel mit Vorrat oder Bestellungen verknüpfen
• Meldungsmanagement nach Meldungseingang direkt eine Bestellung tätigen
• Verknüpfungen mit Changemanagement: Bestellte Organisationsmittel über strukturierte Changes in die Organisation einführen

Gebäudemanagement

Unterstützung bei der Registrierung und Verwaltung von Niederlassungen und Räumen.

Detaillierte Registrierung

• Registrieren von Niederlassungen, Räumen und Gebäuden
• Adressdaten für alle Räume und Niederlassungen registrieren
• Nutzung jeder Niederlassung und jedes Raums registrieren
• Relevante Liegenschaftsdaten wie finanzielle, bauphysische und Katasterinformationen registrieren
• Detaillierte Flächeninformationen: brutto, netto, Nutz- und Mietfläche
• Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Gebäuden und Räumen registrieren
• Für alle Räume kann gesondert angegeben werden, ob sie zu reservieren/ mieten sind
• Übersicht des Personals inklusive deren Arbeitsplätzen

• Eigenes Service-Window pro Niederlassung einstellbar
• Bilder (Fotos, Karten usw.) einer Niederlassung/ einem Raum zuordnen
• Für jede Niederlassung und jeden Raum sofort erkennen, welche Personen und Organisationsmittel mit ihnen verbunden sind
• Für jede Niederlassung und jeden Raum erhalten Sie eine Übersicht über die mit ihnen verbundenen Meldungen, Changes, Bestellanfragen, Verträge usw.

Basis für andere Prozesse

Das Gebäudemanagement liegt vielen anderen Prozessen zugrunde. Darum ist TOPdesk mit folgenden Modulen integriert:

• Meldungsmanagement
• Inventarmanagement
• Langzeitplanung
• Operationsmanagement
• Vertragsmanagement
• Schlüsselverwaltung
• Reservierungsmanagement

Verknüpfungen

• Verknüpfung mit Personen, Objekten
• CAD-Verknüpfung zur Wiedergabe von Raum- und Flächenplänen möglich
• GIS und Google Maps-Integration über das Modul "Ereignisse und Aktionen"

Langzeitplanung

Das Einplanen und Budgetieren einer Langzeitplanung ist ein komplexer Prozess. Das Modul "Langzeitplanung" macht es Ihnen erheblich leichter.

Wartungsmaßnahmen planen

• Eine Langzeitplanung aufstellen und verschiedene Szenarien durchspielen
• Relevante Angaben und Kosten für jede Wartungsmaßnahme registrieren
• Sich eine Übersicht über den Lebenszyklus von Organisationsmitteln verschaffen und damit die Austauschplanung steuern
• In kurzen Abständen wiederkehrende Wartungsmaßnahmen mithilfe von Zyklen einplanen
• Wichtige Dokumente wie Angebote oder CAD-Pläne hochladen

Grafischer Planer

• Grafischer Planer mit einer mehrjährigen Übersicht aller Wartungsmaßnahmen
• Aktivitäten im Kalender einplanen, ändern und entfernen
• Periodische Wartungsmaßnahmen mit Intervallangabe einplanen
• Planer nach Niederlassungen filtern um noch zielgerichteter zu planen
• Übersicht der Langzeitplanung für eine Besprechung ausdrucken

Finanzplaner

• Grafischer Finanzplaner aller Kosten für die geplanten Instandhaltungen
• Aktivitäten direkt im Kalender einplanen und entfernen
• Wartungskosten werden automatisch im Planer angezeigt
• Gesamtkosten pro Jahr werden sofort durchgerechnet und angezeigt

Szenarien

• Mehrere Szenarien erstellen um eine Übersicht der finanziellen Folgen Ihrer möglichen Anpassungen zu erhalten
• Entscheidungsträger vergleichen Szenarien
• Jeder Aktivität können Szenario-abhängige Kosten zugewiesen werden; wertvolle Informationen beim Vergleich verschiedener Lieferanten oder Handwerker
• Definitives Szenario aktivieren

Wartungen durchführen

Dank der Integration mit dem Modul "Operationsmanagement" können Sie die Umsetzung und Ausführung der Langzeitplanung schon konkret einplanen

• Von der Langzeitplanung aus sofort operationale Aktivitäten einplanen
• Relevante Daten aus der Langzeitplanung werden automatisch in die operationalen Aktivitäten kopiert
• To-do-Liste aller geplanten noch auszuführenden Wartungsmaßnahmen

Erweiterte Integration

• Mit dem Modul "Inventarmanagement" verknüpft: relevante Daten über die zu wartenden Organisationsmittel sind immer verfügbar
• Mit dem Modul "Gebäudemanagement" verknüpft: Detailangaben über Räumlichkeiten, Gebäude, Flächengröße, Materialien usw. für eine zielgerichtete Instandhaltung
• CAD

Weitere Module

Ereignisse und Aktionen

• Den Informationsstrom mit automatischen E-Mails, Erinnerungsmeldungen und Links steuern
• Übersichtliches Interface: ohne Programmierkenntnisse den Informationsfluss selbst steuern
• Zur Steuerung des Gesamtprozesses mit allen TOPdesk-Modulen integriert
• Definieren eines "Ereignisses" (Trigger), der eine bestimmte "Aktion" (E-Mail, Erinnerungsnachricht, Website öffnen usw.) auslöst
• "Ereignisse" für alle wichtigen Anlässe einstellen, beispielsweise das An- oder Abmelden einer Meldung, das Überschreiten der Laufzeit oder des Budgets, ein näher kommendes Beginndatum einer Aktivität usw.
• Verknüpfungen mit u.a. anderen E-Mails, HTTP-Requests, Protokolldateien (Logs) und externen Applikationen
• Von TOPdesk schnell und einfach Aktionen ausführen lassen, so z. B. das Öffnen von Websites/ des Intranets oder das Versenden einer E-Mail usw.
• Sie können Aktionen filtern und mit Parametern ausstatten, über die die Aktionen zielgerichtet ausgeführt werden
• Versendete E-Mails werden auf den entsprechenden Karten gespeichert, damit Sie die gesamte diesbezügliche Kommunikation jeder Meldung, Reservierung, Projektaktivität usw. einsehen können
• Alle Felder der Datenbank können in die auszuführenden Aktionen eingebettet werden
• Auch auf allen frei definierbaren Feldern (mehr als 3000 in ganz TOPdesk)

CTI-Modul

• Computer-Telefonie-Integration
• Ein- und ausgehende Anrufe mit TOPdesk verknüpfen
• Bei eingehenden Meldungen werden Telefonnummer und Anruferdaten sofort in TOPdesk eingetragen
• Bei einer eindeutigen Nummer werden alle damit verbundenen Kunden angezeigt
• Übersicht aller Meldungen pro Benutzer
• Von TOPdesk aus sofort anrufen, indem die Person oder Telefonnummer ausgewählt wird
• Unmittelbare Verknüpfung mit der Telefonzentrale oder Middleware (Zwischensoftware)
• Verwendung des JTAPI-Protokolls
• Um Add-ons unserer Partner erweiterbar
• Um Interactive Voice Response (IVR) erweiterbar

Import und Integration

• Das zentrale Integrationsmodul für das Erstellen externer Verknüpfungen
• Nützliche Erweiterung für alle TOPdesk-Module zur Vereinbarung externer Datenquellen mit der TOPdesk-Datenbank
• Periodische Verknüpfungen über z. B. XML und LDAP festlegen
• Einmaliger Konversionsimport möglich
• Einfache Importe aus Excel heraus
• Servicemöglichkeiten für XML-Import
• Erweiterte HTTP-Request-Importmöglichkeiten
• Standardverknüpfungen für Directorysysteme vorhanden (u.a. MS AD, Novell DS)
• Viele Standardverknüpfungen für Personal- und CRM-Systeme vorhanden (u. a. Pview, Beaufort, SAP, MS Dynamics, Oracle)
• System-Management-Verknüpfungen (u.a. LANDesk, Altiris, Gensys, HP, Tivoli, BMC, Kaseya und Nagios)

Lösung für den Barcode-Scanner

• Leichtes Erstellen und Ausdrucken von Barcodeetiketten 
• Führen Sie bequem eine Inventur Ihrer vorhandenen Hardware durch
• Abgleich der gescannten und registrierten Daten
• Felder einer Objektkarte, wie beispielsweise die Seriennummer, aktualisieren
• Diverse Typen von Barcode-Scannern werden untersützt, u.a. ein Batch/Memory-Barcode-Scanner
• Um Add-ons unserer Partner erweiterbar

PDA-Modul

• TOPdesk auf dem PDA für Arbeiten vor Ort, so zum Beispiel für Außendienstmitarbeiter und Systemadministratoren
• Über eine live-Verbindung werden Veränderungen direkt in der TOPdesk-Datenbank durchgeführt
• Direkt vor Ort eine Meldung Ihres Kollegen an- und abmelden
• Artikel und Betriebsmittel aufgelistet und Räumlichkeiten kontrollieren
• Verfügbar für verschiedene mobile Plattformen: für Microsoft Mobile ab Version 5 und Symbian Browser ab Version 9.1.
• Das Interface wurde für die mobile Verwendung optimiert
• TOPdesk für Ihr PDA wird entsprechend der Auflösung Ihres mobilen Geräts auf die richtige Größe skaliert
• Unterstützt verschiedene Drahlostechniken wie GPRS, UMTS und WiFi
• Um Add-ons unserer Partner erweiterbar

Umfragen

• Umfragen, Bewertungsfomulare, Kundenzufriedenheitsuntersuchungen usw. aufsetzen
• Wiederverwendung häufig gestellter Fragen
• Unbegrenzte Anzahl möglicher Fragen pro Umfrage
• Mehrere Fragentypen möglich, so zum Beispiel Multiple-Choice- und offene Fragen
• Kampagnen definieren, sodass Umfragen miteinander verglichen werden können
• (Periodische) Mailings versenden unter Verwendung der in TOPdesk registrierten Daten
• Umfrageteilnehmer erhalten einen Link zur Umfrage, die sie online ausfüllen
• Ergebnisse werden sofort in TOPdesk verarbeitet
• Übersicht aller Umfragen und deren Status
• Übersicht über die Umfrageteilnehmer
• Ergebnisübersichten sofort grafisch dargestellt
• Unabkömmliches Werkzeug für das Messen der Kundenzufriedenheit
• Fragen für mehrmalige Verwendung kopieren

Kennzahlen-Cockpit

• Kennzahlen-Cockpit mit den 28 kritischsten KPIs in einer einzigen Übersicht
• Einsicht in die Leistungen der gesamten Dienstleistungsorganisation
• Grafische Scorecard, Tourenzähler und Spiderweb
• Beschreibung für jeden Prozess frei anpassbar
• Unterstützung folgender Prozesse: Vertragsmanagement und Service Level Management, Meldungs-, Inventar-, Problem-, Changemanagement
• Für jeden Prozess einstellbar, wie KPIs für die Gesamtleistung des Prozesses gewichtet werden
• Für jeden KPI Ziele festsetzen, die der individuellen Leistungsmessung dienen
• Um die vollständige Mirror42-Suite erweiterbar

Kommunikationsmodul

• Ideal für Organisationen mit einem dezentralen Servicedesk
• Mehrere TOPdesk-Installationen miteinander verbinden, sodass ein TOPdesk-Netzwerk entsteht
• Meldungen an andere Unternehmen mit TOPdesk weiterleiten
• Einrichtung ist aufeinander abzustimmen
• Vorgeschichte einer Meldung von beiden Parteien einsehbar
• Datensynchronisation möglich
• Systemintegration mit Software von Dritten möglich