20 Millionen Blumen, 4000 Mitarbeiter

Das HRM-Servicezentrum arbeitet effizient und kundenfreundlich.

Interview mit Bart Wijnen, Tim Holtkamp und Joeri Keevel

2009 durchlief FloraHolland eine Reorganisation im großen Maßstab. So sollte auch die Personalabteilung die Effizienz steigern - alles musste digitalisiert werden. Aber die Abteilung wollte so kundenfreundlich wie möglich bleiben. Mit TOPdesk gelang das.

Die Blumenauktion von FloraHolland in Aalsmeer ist das größte Handelsgebäude der Welt. In einem Hallenkomplex von einer Million Quadratmeter (165 Fußballfelder) werden jeden Morgen zwanzig Millionen Blumen und Pflanzen gehandelt. LKWs voller Gerberas, Tulpen, Rosen und noch viel mehr kommen und gehen. Die Aktionshalle ist ein Ameisenhaufen blumiger Wagen.

Im Raum "Annemone" erzählen Tim Holtkamp, Joeri Keevel und Bart Wijnen über die Einrichtung des HRM-Servicezentrums (HSC) im Rahmen der Reorganisation.


HRM muss effizienter werden

"Wir mussten anfangen, effizienter zu arbeiten", erzählt Bart Wijnen, Projektleiter beim HSC. "Vor zwei Jahren wurden sechs große Blumenauktionen der Niederlande zu FloraHolland zusammengefasst. Es ist viel Arbeit, all diese Niederlassungen zu harmonisieren."

Ein Teil dieser Harmonisierung war die Umstrukturierung der Personalabteilung. "Vorher hatte jede Niederlassung ein eigenes Personalbüro mit eigenen Mitarbeitern und damit auch einer eigenen Auslegung der Personalpolitik", erzählt Wijnen.

Nun musste an deren Stelle eine zentrale Personalabteilung in Aalsmeer treten. "Um alles an einem Ort machen zu können, war ein Servicemanagement-Software nötig", so Tim Holtkamp, Applicationmanager bei der Personalabteilung. "Die Wahl fiel schnell auf TOPdesk. Andere Softwarepakete waren furchtbar groß und teuer. TOPdesk ist ein flexibles Tool mit vielen Möglichkeiten - und es ist gar nicht kompliziert."

Dadurch, dass beim HSC alle verschiedenen Fragen, Anträge und Bemerkungen an einer Stelle zusammenlaufen, bedeutet das auch für die Personalabteilung mehr Übersicht. Joeri Keevel, Helpdeskmitarbeiter: "Die Prozesse der Personalabteilung wurden besser ausgerichtet und dadurch haben wir den gesamten HR-Prozess besser im Griff. Wenn aus TOPdesk zum Beispiel hervorgeht, dass es viele Fragen zur Rentenregelung gibt, dann können wir uns diesem Thema in einem Newsletter widmen."
 

Die Veränderung

Das Aufsetzen eines zentralen HRM-Servicezentrums gliederte sich in 6 Phasen. "Der Implementierungsprozess von TOPdesk verlief äußerst reibungslos", erzählt Tim Holtkamp. Das kam unter anderem dadurch, dass die Abteilung "Information & Automatisierung" (I&A) bereits mit TOPdesk arbeitete. "TOPdesk kannte schon die Struktur unserer Organisation, deshalb konnten wir einfach an die Prozessen anschließen, die für I&A festgelegt waren."

Dennoch konnten die Prozesse nicht eins zu eins übernommen werden, erzählt Bart Wijnen: "HRM ist ein weites Feld. Die eingehenden Fragen lassen sich nicht so leicht kategorisieren wie beispielsweise Meldungen über einen kaputten Drucker. Viele Fragen lassen sich nicht als Standardfragen behandeln. Das HSC sammelt alle Fragen und leitet sie dann an die richtige Bearbeitergruppe weiter."


Für jeden übersichtlich

Die Vorgesetzten leiten die Meldungen ihrer Abteilungen weiter. Tim Holtkamp erzählt: "Sie können selbst im Selfservicedesk (erreichbar über das HRM-Portal) nachverfolgen, wie es mit ihrer Anfrage steht. Wir haben über Rechte und Rollen eingestellt, dass sie Anträge nicht selbst ändern können. Sie haben also nicht auf alles Zugriff, aber bleiben trotzdem auf dem Laufenden."

Profil: FloraHolland

Verwendet TOPdesk Enterprise
Für HRM-Servicezentrum
Seit 2009
Abteilungen: HRM
Melder: 4.500
Bearbeiter: 30


Bart Wijnen, FloraHolland
"Das HRM-Servicezentrum konnte einfach bei den Prozessen anschließen, die für die IT festgelegt waren."