Genau die richtigen Reports

Ihr Helpdesk in Fakten

Managementübersicht

Engpässe in Ihrer Abteilung aufspüren

Als Manager sind Sie für die Leistung Ihrer Abteilung verantwortlich. Darum möchten Sie genau wissen, wie es steht und wo etwas schief geht. Wie viele Incidents werden beispielsweise rechtzeitig gelöst? Auf welchem Schreibtisch bleibt Arbeit liegen? Und welche Ihrer IT-Geräte sind einsatzfähig? Mit TOPdesk finden Sie schnell eine Antwort auf diese Fragen. Sie wissen dann genau, wo Sie ansetzen müssen.

Mit ITIL prozessorientiert arbeiten

Prozessorientiertes Arbeiten wird mit TOPdesk noch einfacher. Unsere Software basiert auf Prozessen gemäß ITIL. So können Sie auf sachverständige Art und Weise Veränderungen in Ihrer Infrastruktur durchführen: Die eingehenden Incidents können Sie bequem zu Problemen zusammenfassen. Sobald Sie eine Lösung für ein Problem gefunden haben, führen Sie mit nur einem Mausklick die Änderung in Ihrer Infrstruktur durch. Dies wird im Configurationmanagement automatisch angepasst.

Reportingsystem_Changereport

Mit einem Klick in CSV oder PDF exportieren

Da Sie die Ergebnisse Ihres Reports überall zur Verfügung haben möchten, können Sie die Reportdaten mit einem einzigen Mausklick in Excel oder PDF exportieren. So können Sie die Ergebnisse leicht verarbeiten oder für Besprechungen wiederverwenden. Sollten Sie einen Export in ein anderes Format wünschen, dann ist auch das einfach zu erstellen.

Aussagekräftiges Reportingsystem

Um gute Arbeit leisten zu können brauchen Sie die richtigen Managementinformationen. Mit TOPdesk erhalten Sie eine professionelle Servicemanagement-Software mit einem aussagekräftigen und unvergleichbar benutzerfreundlichen Reportingsystem. Damit stellen Sie in einigen einfachen Schritten jeden Report zusammen, den Sie sich vorstellen können. Wie das dargestellt werden soll, entscheiden Sie selbst - ob als Torten- und Balkendiagramm oder als dynamische Tabelle und Excel-Dateien.

Reportingsystem_Incidentreport

Die Arbeitsbelastung in Zahlen

Ihre Abteilung hat viel zu tun. Aber wie viel genau? Können Sie in Zahlen belegen, dass Sie mehr Mitarbeiter brauchen? Und heraussuchen, wie viel Arbeit jeder Mitarbeiter pro Tag schafft? Die Arbeitsbelastung Ihrer Abteilung finden Sie genau in den Reports von TOPdesk wieder. Darin stehen nicht nur Zahlen, sondern auch die Geschichten dahinter. Von einem Incidentreport aus können Sie ebenfalls Informationen über die Arbeitsbelastung einer bestimmten Person oder Abteilung abrufen sowie über die Bearbeitungsschritte eines Incidents.

 

In 4 Schritten zum eigenen Report

TOPdesk umfasst ein benutzerfreundliches Reportingsystem, mit dem Sie jeden Report zusammenstellen können, den Sie brauchen. Wie viele Incidents werden gemäß der SLA-Vorgaben bearbeitet? Welche Änderungen haben in der IT-Infastruktur stattgefunden? In vier einfachen Schritten legen Sie selbst genau fest, welche Daten in den Report einbezogen werden sollen und wie Sie ihn grafisch darstellen möchten.

Mit der schnelleren Abarbeitung von Incidents lässt sich viel Zeit sparen. In TOPdesk ist alles darauf ausgereichtet, dass Sie eingehende Meldungen blitzschnell registrieren können. Es geht sogar so weit, dass Sie einen Incident innerhalb von 10 Sekunden abarbeiten können.

Reportingsystem_Schritt 1 Schritt 1

Sie wählen den Zeitraum, über den Sie einen Report erstellen möchten. Sie können sowohl einen absoluten Zeitraum wählen wie zum Beispiel "2010" oder "3. Quartal" als auch einen relativen Zeitraum wie beispielsweise "die letzten 30 Tage". Sie brauchen den Report nur ein einziges Mal einzurichten und dann wird er zu jedem gewünschten Moment mit nur einem Mausklick generiert.

Reportingsystem_Schritt 2 Schritt 2

Legen Sie fest, über welche Daten Sie einen Report erstellen möchten. Wie detailliert Ihr Report werden soll, bestimmen Sie selbst: Informationen über Incidents, Changes, SLAs, den Zeitaufwand oder die erwarteten Kosten - die Möglichkeiten sind praktisch endlos. Sie können diese Daten ebenfalls kombinieren.

Reportingsystem_Schritt 3 Schritt 3

Stellen Sie den Report so dar, wie Sie das wünschen: als Tabelle, Kreis-, Linien- oder Balkendiagramm. Die Wiedergabe lässt sich jederzeit ändern.

Reportingsystem_Schritt 4 Schritt 4

Die von TOPdesk generierten Reports sind dynamisch: Wenn Sie auf eine Zahl oder einen Teil der Grafik klicken, werden die dahinterliegenden Daten angezeigt. Auf diese Weise entdecken Sie zum Beispiel, dass der hohe Prozentanteil an Netzwerkstörungen an zwei alten Netzwerkdruckern liegt.

 

Mit KPIs Performance-Informationen in Echtzeit

Wäre es nicht fabelhaft, wenn Sie genau sehen könnten, wie es um die Dinge steht? Und ob Sie die im letzten Jahr vereinbarten Ziele bereits erreicht haben? Genau das bietet unsere Software. Welche Ziele und Prioritäten Sie haben - beispielsweise wie viel Prozent der Meldungen rechtzeitig bearbeitet sein müssen - legen Sie nur ein einziges Mal fest. Von einer Art Cockpit aus sehen Sie auf einen Blick, ob Sie auf Kurs liegen. Wenn es irgendwo weniger gut läuft, dann können Sie sofort eine andere Richtung einschlagen.

Performancemonitor

Strukturelle Lösungen für wiederkehrende Probleme

Wiederkehrende Störungen kosten Ihre Organisation Geld. Kosten werden nicht nur durch die Ersatzteile und den Monteur verursacht, sondern auch durch die Zeit, während der die Arbeit eines oder mehrerer Kollegen still liegt. Mit dem Problemmanagement können Sie wiederkehrende Probleme schneller erkennen und vorbeugende Maßnahmen treffen, wie zum Beispiel eine Auswechslung eines Geräts oder eine vorläufige Übergangslösung. Sie müssen nicht mehr länger warten, bis etwas passiert, sondern können vorbeugend handeln.

Keine Sorgen über operative Aufgaben

Für das Einplanen mancher Routinedinge möchten Sie eigentlich keine Zeit frei machen. Wie für das Auswechseln der Backup-Tapes oder für die Reinigung. TOPdesk unterstützt Sie dabei, operative Aufgaben zu planen. Sie legen ein einziges Mal fest, wie oft und wann die Tätigkeiten durchgeführt werden sollen. Ab diesem Zeitpunkt wissen Sie, dass alles erledigt wird, aber brauchen sich nicht mehr darum zu kümmern.

Kundenzufriedenheit messen

Ob ein Kunde zufrieden ist, lässt sich nicht immer am Gesicht ablesen. Ihre IT-Abteilung bekommt oft Komplimente, aber gelegentlich auch Beschwerden. Wie kommen Sie dahinter, ob Ihre Kunden wirklich mit Ihrer Dienstleistung zufrieden sind? Und was können Sie tun, um die Zufriedenheit Ihrer Kunden zu erhöhen? Ganz einfach: Fragen Sie es Ihre Kunden selbst. Mit dem Umfragemodul können Sie die Zufriedenheit Ihrer Kunden mithilfe von automatischen Umfragen erfassen. Dann wissen Sie sofort, ob Sie mit Ihrem Servicemanagement auf dem richtigen Wege sind.

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